Kunde zahlt nicht: die richtige Vorgehensweise in der Schweiz

Ein Kunde, der mit der Zahlung zögert, passiert jedem einmal — die Frage ist nicht «ob», sondern «wann» und «was tun». Hier erfahren Sie, was das Schweizer Recht wirklich vorschreibt, welcher Mahnrhythmus sich in der Praxis bewährt, und ab wann sich ein weiterer Schritt lohnt.

Sie müssen nicht mahnen, bevor Sie handeln

Das ist der am wenigsten bekannte Punkt. Nach Schweizer Recht gerät ein Schuldner auf zwei Arten in Verzug (Art. 102 OR):

• Entweder Sie schicken ihm eine förmliche Mahnung («Interpellation»), um ihn in Verzug zu setzen;
• oder auf der Rechnung wurde ein genaues Fälligkeitsdatum festgelegt — in diesem Fall befindet sich der Kunde automatisch ab dem Tag nach diesem Datum im Verzug, ohne dass eine Mahnung nötig wäre.

Eine Rechnung mit einem klaren Fälligkeitsdatum (was jede QR-Rechnung tut) erfüllt bereits diesen zweiten Punkt. Mit anderen Worten: Mahnen ist gute kaufmännische Praxis, aber keine gesetzliche Voraussetzung, um zu handeln.

Der Verzugszins

Sobald der Kunde in Verzug ist, gibt Ihnen das Gesetz Anspruch auf einen Verzugszins von 5 % pro Jahr auf den geschuldeten Betrag, sofern vertraglich kein anderer Satz vereinbart wurde (Art. 104 OR). Er läuft ab dem Tag nach Eintritt der Verzugsvoraussetzungen.

Der richtige Mahnrhythmus

Nichts Offizielles hier, nur das, was in der Praxis funktioniert, ohne den Kunden zu verärgern:

• Erste Mahnung, 7 bis 10 Tage nach Fälligkeit: neutraler Ton, man geht von einem Versehen aus. «Soweit ersichtlich ist Rechnung X noch offen.»
• Zweite Mahnung, um die 30 Tage: bestimmter, mit Hinweis auf die überschrittene Frist und den anwendbaren Verzugszins.
• Danach klärt ein direkter Telefonanruf die Sache oft schneller als eine dritte E-Mail — besonders bei einem sonst zuverlässigen Kunden.

In Kwita kann dieser Rhythmus automatisch ablaufen: Sie legen bis zu vier Mahnfristen fest, und eine Mahnung wird von selbst verschickt, mit der Rechnung im Anhang, bis sie als bezahlt markiert ist (Pro-Funktion). Im Gratisplan mahnen Sie manuell mit einem Klick direkt von der Rechnung aus.

Wann zur Betreibung übergehen

Reichen die Mahnungen nicht aus, ist die Betreibung ein Verwaltungsverfahren, das auch ohne Anwalt zugänglich ist, selbst für Einzelunternehmer allein:

1. Sie reichen ein Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Wohnsitz (oder Sitz) des Kunden ein.
2. Das Betreibungsamt stellt dem Kunden einen Zahlungsbefehl zu.
3. Der Kunde kann innert 10 Tagen nach Zustellung Rechtsvorschlag erheben. Tut er das nicht, können Sie die Fortsetzung des Verfahrens verlangen (Rechtsöffnung, dann Pfändung).

Die Kosten werden vom Betreibungsamt nach der geforderten Summe festgelegt — für kleine Beträge bescheiden, vorab beim zuständigen Amt zu erfragen. Bei einem sehr kleinen Betrag oder einem einmaligen Verzug lohnt es sich selten; bei einem Kunden, der nach mehreren Mahnungen nicht mehr reagiert, ist es oft der Auslöser, der eine Zahlung freisetzt — viele bezahlen bereits bei Erhalt des Zahlungsbefehls.