Wie man in der Schweiz eine Rechnung mit QR-Code erstellt (Leitfaden 2026)

Seit dem 1. Oktober 2022 sind der rote und der orange Einzahlungsschein (ESR) verschwunden: In der Schweiz wird eine Rechnung heute mit einer QR-Rechnung bezahlt. Wenn Sie Ihre erste QR-Rechnung erstellen müssen, erfahren Sie hier, was Sie brauchen, die drei Wege, sie zu erstellen, und eine ehrliche Schritt-für-Schritt-Anleitung mit dem Gratis-Tool Ihrer Bank.

Was ist eine QR-Rechnung?

Es handelt sich um eine klassische A4-Rechnung mit einem abtrennbaren Zahlteil und einer Empfangsschein am unteren Rand. In der Mitte dieses Teils: ein Schweizer QR-Code (erkennbar am kleinen weissen Kreuz), der alle Zahlungsinformationen enthält. Der Kunde scannt ihn mit der App seiner Bank, und alles füllt sich automatisch: Begünstigter, IBAN, Betrag, Referenz.

Die QR-Rechnung wird von SIX (Swiss Payment Standards) definiert. Alle Schweizer Banken können sie lesen. Ausländische Fintechs wie Revolut können dieses Format hingegen nicht verarbeiten — das ist kein Fehler Ihrer Rechnung.

Was Sie vor dem Start brauchen

• Ihren IBAN (oder Ihren QR-IBAN, falls Ihnen Ihre Bank einen zugeteilt hat — Clearing-Nummer zwischen 30000 und 31999). Der QR-IBAN dient dem automatischen Zahlungsabgleich; sonst genügt ein normaler IBAN.
• Ihre vollständige Adresse, strukturiert erfasst (Strasse und Nummer, Postleitzahl, Ort, Land getrennt). Seit Ende 2025 ist die strukturierte Adresse für neue QR-Rechnungen die Norm.
• Die Angaben des Kunden (Name und Adresse).
• Den Betrag und die Währung (CHF oder EUR). Kann leer bleiben, wenn der Betrag offen ist.
• Eine Referenz, fakultativ: QR-Referenz (27 Ziffern) bei Verwendung eines QR-IBAN, oder Creditor-Reference («RF…») bei einem normalen IBAN.

Die drei Wege, eine QR-Rechnung zu erstellen

1. Der Gratis-Generator Ihrer Bank

PostFinance, UBS, Raiffeisen, die meisten Kantonalbanken — sowie unabhängige Websites — bieten ein kostenloses Formular an, das ein PDF des Zahlteils erzeugt. Für den Einzelfall reicht das. Details weiter unten.

2. Word oder Excel — zu vermeiden

Einen Schweizer QR-Code «zeichnet» man nicht: Er muss von konformer Software erzeugt werden, mit der richtigen Datenstruktur und dem Schweizerkreuz in den richtigen Abmessungen. Ein QR-Code-Bild in ein Word-Dokument zu kleben führt bestenfalls zu einer beim Scan abgelehnten Rechnung; schlimmstenfalls zu einer Zahlung mit falschen Informationen.

3. Ein Fakturierungstool

Sie erfassen Ihre Angaben und Ihre Kunden nur einmal, danach wird jede Rechnung — mit Leistungspositionen, MWST, Summen und QR-Rechnung — in wenigen Sekunden erzeugt, nummeriert sich selbst und bleibt in Ihrem Verlauf erhalten.

Schritt für Schritt mit dem Gratis-Generator

1. Melden Sie sich im E-Banking Ihrer Bank an, oder öffnen Sie einen Gratis-Generator.
2. Suchen Sie «QR-Rechnung erstellen» (oft im Bereich Zahlungen).
3. Erfassen Sie den Begünstigten: Ihren IBAN, Ihren Namen, Ihre strukturierte Adresse.
4. Erfassen Sie den Zahlungspflichtigen (Ihren Kunden) und den Betrag.
5. Wählen Sie die Art der Referenz (keine, QR, oder RF) je nach Ihrem Konto.
6. Erzeugen Sie das PDF, drucken Sie es aus oder fügen Sie es Ihrer Rechnung bei.

Die Grenzen des Gratis-Generators

• Er erzeugt nur den Zahlteil, keine vollständige Rechnung mit Ihren Leistungen und Ihrem Logo.
• Sie tippen bei jeder Rechnung alles neu ein: Ihre Adresse, Ihren IBAN, die Kundendaten.
• Keine Nummerierung, kein Verlauf, keine Nachverfolgung, wer bezahlt hat.
• Keine MWST-Berechnung und kein automatischer Hinweis, falls Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig sind.

Wann zu einem Tool wechseln?

Solange Sie ein bis zwei Rechnungen pro Jahr erstellen, erledigt der Gratis-Generator die Arbeit. Sobald Sie drei bis fünf Rechnungen pro Monat erreichen, oder sich dabei ertappen, immer dieselben Angaben zu kopieren, spart Ihnen ein Fakturierungstool Stunden — und Ihre Rechnungen wirken professioneller.

Mehr zu den Pflichtangaben finden Sie auch in unserem Artikel Rechnung ohne MWST für Selbstständige: was muss drauf?