Konformes Schweizer Rechnungsmodell: der vollständige Aufbau

Eine Schweizer Rechnung hat kein einheitliches gesetzliches Format, muss aber bestimmte Angaben enthalten und, seit 2022, eine QR-Rechnung für die Zahlung. Hier der vollständige Aufbau, Baustein für Baustein, und die häufigsten Fehler.

Die Bausteine einer konformen Rechnung

1. Ihr Kopfteil: Name oder Firma, vollständige Adresse, und falls mehrwertsteuerpflichtig, Ihre Unternehmens-ID mit dem MWST-Zusatz.
2. Der Kunde: exakter Name und Adresse. Bei einem Unternehmen die Firma wie im Handelsregister eingetragen.
3. Die Referenzen: eine eindeutige, lückenlose Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, das Fälligkeitsdatum.
4. Das Leistungsdetail: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Betrag pro Position.
5. Die Summen: Total exklusive MWST, MWST pro Satz falls mehrwertsteuerpflichtig, zu zahlendes Total. Sonst ein einziges Total.
6. Die Zahlungsbedingungen: Frist (30 Tage sind üblich), und das Zahlungsmittel.
7. Die QR-Rechnung: abtrennbarer Zahlteil und Empfangsschein am unteren Rand der A4-Seite, mit dem Schweizer QR-Code.

Die häufigsten Fehler

• Fehlerhaft gebildete QR-Referenz: eine QR-Referenz umfasst 27 Ziffern mit einer Prüfziffer; eine «RF»-Referenz folgt der Norm ISO 11649. Man erfindet sie nicht von Hand.
• Unstrukturierte Adresse: seit Ende 2025 muss die Adresse in getrennten Feldern erfasst werden (Strasse, Nummer, Postleitzahl, Ort, Land).
• Nummerierung mit Lücken oder Duplikaten: jede ausgestellte Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer haben.
• Als Bild eingefügter QR-Code aus einem Word-Dokument: der Code muss von konformer Software erzeugt werden, sonst droht die Ablehnung beim Scan.
• Vergessener MWST-Hinweis, wenn mehrwertsteuerpflichtig: Satz, Betrag und Unternehmens-ID sind dann obligatorisch.

Ein Modell, das sich selbst ausfüllt

Bei jeder Rechnung eine Word-Vorlage abzuschreiben kostet Zeit und vervielfacht Fehler (vor allem beim QR-Code). Die Alternative: Ihre Angaben einmal erfassen, und danach das Tool jedes Mal eine konforme Rechnung erzeugen lassen.